"Simone, passe me voir à mon bureau à 16h25, s'il te plaît"

Pendant un stage « management » : « Tu as dit qu’un acte d’autorité, ça se fait toujours avant un départ du collaborateur de l’entreprise. Tu peux expliquer pourquoi ? » Me demande Anita.

Avant de répondre à Anita et à vous-même si vous vous associez à cette question, rappelons d’abord ce qu’est un acte d’autorité managérial.

Un acte d’autorité, c’est l’entretien très court – une minute si on prend son temps – qu’organise un manager afin de rappeler à son collaborateur une obligation professionnelle quand celui-ci a commis un écart.

Pour qu’un entretien d’autorité ait lieu, il faut qu’il y ait eu un hors-jeu du collaborateur sur une exigence fondamentale métier ou comportementale exigée par le manager.

Ces exigences fondamentales sont non-négociables car leur application dans la lettre et l’esprit, en tout temps et tout lieu, indépendamment de la présence ou non du manager, conditionne la performance du collaborateur et donc de l’entreprise, la cohésion entre les collaborateurs, la sécurité des personnes ou des données, l’image de l’entreprise et la satisfaction des clients.

Aussi, le collaborateur a-t-il une obligation de résultat quant à leur application, dès lors que les exigences ont été expliquées.

Quelques exemples glanés dans des entreprises pour qui ces fondamentaux sont vrais car pertinents dans leur monde, ce qui ne sera peut-être pas le cas chez vous car inadaptés à votre métier, votre contexte, votre réalité :  

Dans une école primaire, pour des professeurs des écoles : à chaque entrée ou retour des élèves dans la classe - à 8h00, à 10h20 après la récréation, à 14h00 et à 15h40 après la deuxième récréation-, je fais l’appel afin de m’assurer que tous les élèves sont présents. Si je constate une absence, j’appelle immédiatement l’assistant-e de la direction pour organiser la recherche.

Pour des techniciens dont le métier est de faire des réparations d’installation de systèmes d’incendie (3 à 5 par jour) : avant de me rendre chez le premier client, je lis la totalité de ma fiche de mission et je prends connaissances des directives écrites dans les cases commentaires afin de m’assurer que je pourrai effectuer la prestation. Exemple : « Prendre la grande échelle car travail en hauteur et le client n’en possède pas » « Récupérer la pièce de rechange dans le stock car le client a souhaité que nous la réceptionnions chez nous plutôt qu’elle soit livrée directement chez lui » « Contacter le 06 37 69 20 19 une heure avant d’arriver chez le client car le bâtiment où vous allez intervenir est pour le moment inoccupé. Ainsi le client aura-t-il le temps de se rendre sur place pour vous ouvrir les accès. »

Chez un courtier d’assurances dont les clients sont des entreprises qui font au minimum 20 M d’euros de CA annuellement, pour ses commerciaux : 100 % des offres sont présentées devant le client, afin de pouvoir l’accompagner dans la compréhension de celles-ci et augmenter le ratio de vente. Envoyer une offre par mail, c’est tenter de marquer un but alors que nous avons les yeux bandés, ça ne marche jamais.

Dans de très nombreuses entreprises : « On a le droit à l’erreur, en revanche on a le devoir de transparence en en parlant sans délai à son manager afin que la gestion de celle-ci soit concertée et optimum »

En effet, j’ai conseillé aux managers d’organiser leur entretien d’autorité quelques minutes avant le départ du collaborateur de l’entreprise. Quelques minutes avant la pause déjeuner, si c’est le premier entretien depuis longtemps car celui-ci, s’il sera extrêmement ferme sur le fond, sera plutôt « rond » sur la forme et pourra être rapidement digéré par le collaborateur. En fin de journée, si l’entretien n’est pas le premier depuis peu de temps car la récidive du collaborateur quant à ses écarts sur ses obligations fondamentales, nécessitera un entretien très ferme et « carré » sur la forme, et donc nécessitera plus de temps pour être digéré.

Quelles sont donc les raisons qui justifient des entretiens d’autorité avant un départ du collaborateur de l’entreprise ?

La première raison, nous l’avons déjà un peu évoquée. Un entretien d’autorité commence par le constat du hors-jeu du collaborateur par le manager :

- Ce matin, tu ne portais pas tes EPIs (équipements de protection individuelle) sur le chantier…

- J’ai vu que l’offre d’assurance de la flotte de véhicules de l’entreprise X a été directement envoyée par mail…

- Ce matin, j’ai dû te demander de te laver les mains alors que tu allais commencer la préparation des plats sans l’avoir fait…

Souvent, le constat n’est pas émotionnellement bien reçu car il s’agit d’un reproche. La suite de l’entretien sera le renouvellement de l’exigence, et s’il s’agit d’une récidive, une demande ferme de s’y conformer. L’entretien est alors perçu par le collaborateur beaucoup plus comme une cuillère de sable qu’une cuillère de chantilly à avaler !

Tant mieux ! Si les entretiens d’autorité sont perçus comme un moment « sympa » par le collaborateur avec son manager, je crois que l’on est alors passé à côté de quelque chose.

Légitimement, à la fin de l’entretien, le collaborateur peut être contrarié, vexé, et vous en vouloir. Naturellement, c’est à lui-même qu’il devrait en vouloir. C’est son attitude qui a déclenché cet entretien désagréable. Mais pour s’en vouloir à soi-même, encore faut-il une bonne dose d’énergie disponible pour enclencher une remise en question personnelle. Or souvent, le collaborateur n’a plus cette énergie car l’entretien la lui a « siphonnée ». Aussi, vidé de son énergie, de sa motivation, est-il peu probable qu’il soit en capacité de reprendre son travail de manière efficace…

L’heure de pause déjeuner ou les douze heures qui séparent deux journées de travail vont donc lui permettre de digérer sa contrariété et de se remettre en question. L’entreprise le paie pour travailler et non pas pour digérer. C’est alors aussi bien qu’il le fasse en dehors de l’entreprise.

La deuxième raison est plus symbolique.

Supposons qu’un collaborateur soit très souvent hors-jeu, qu’il accumule les écarts quant à ses obligations fondamentales. Peu à peu, l’entreprise représentée par son manager, ne pourra plus lui faire confiance. Et la confiance entre un manager et son collaborateur, et réciproquement, n’est pas une option mais une condition absolue pour créer de la performance sereine et pérenne.

Lorsque, par ses écarts répétés, le collaborateur a rompu cette confiance, l’entreprise doit prendre la décision de licencier le collaborateur… Et de le licencier vraiment.

C’est une décision souvent difficile à prendre - on a tellement envie de sauver les gens -, parfois compliquée à mettre en place, douloureuse à vivre, mais indispensable pour la pérennité de l’entreprise.

L’objectif des entretiens d’autorité, c’est justement d’éviter de devoir licencier. On rencontre le collaborateur, non pas pour le pousser vers la sortie, mais pour éclairer la zone où il doit œuvrer.

En rencontrant le collaborateur avant un départ de l’entreprise, je le mets «symboliquement » deux fois à la porte.

La première, c’est lorsque je prends congé rapidement : « Voilà c’est terminé, je te souhaite une bonne soirée, à demain ».

Le collaborateur quitte alors le bureau ou la salle de réunion où je l’ai reçu. Je ne l’expulse pas brutalement de mon bureau, mais à travers un entretien qui n’évoque que le hors-jeu et le rappel de l’exigence et rien d’autre, un entretien durant lequel l’écoute active qui montre de l’intérêt est remplacée par une écoute passive et une prise de congé rapide, on montre au collaborateur que lorsqu’il est hors-jeu, il ne « vit » pas dans la relation avec le manager.

Lorsque le collaborateur a quitté le lieu de l’entretien, il récupère ses affaires et quitte physiquement l’entreprise pour aller déjeuner ou poursuivre sa journée.

L’enchaînement entretien d’autorité-départ de l’entreprise permet de lui faire « goûter » symboliquement un échantillon de l’âpreté et de l’amertume que peut représenter une séparation définitive. Faire ressentir au collaborateur à travers ses tripes la « désagréabilité » d’un départ non décidé par lui – c’est le manager qui met fin à l’entretien -, c’est lui permettre de prendre conscience qu’en cas de récidive, un jour ce départ sera définitif. Lui offrir de s’en rendre compte pour éviter d’en arriver à cette situation de licenciement.

Voilà, Anita, les raisons pour lesquelles il me semble judicieux de procéder aux entretiens d’autorité avant un départ du collaborateur de l’entreprise.

Et vous, qu’en pensez-vous ?

Bonne réflexion !

Rémi ARAUD